Wir suchen dich für unsere Stelle als:

Teamassistentin (m/w/d)

Umfang: Teilzeit | Ort: Essen

Warum dieser (Teilzeit-)Job perfekt für alle Mamas und Papas ist, die aus der Elternzeit kommen. Und für alle, die eine tolle Arbeitsatmosphäre schätzen.

Du warst länger nicht mehr im Job und möchtest nun wieder einsteigen? Du suchst einen Arbeitgeber mit geregelten Arbeitszeiten und Gleitzeit? Du möchtest ein Team und einen Vorgesetzten, die dir beruflich sowie persönlich den Rücken stärken?

Dann fühl dich willkommen geheißen! Denn wir, die Nikolaus Groß Stiftung Essen, sind ein Arbeitgeber, der Verständnis dafür hat, dass du auch ein Privatleben neben dem Job hast und nehmen Rücksicht darauf. Als Teamassistentin in Teilzeit erwarten dich also geregelte Arbeitszeiten mit Gleitzeit und klar strukturierte Aufgaben.

Was dich sonst noch alles erwartet, erfährst du, wenn du weiterliest.

Bei diesen Aufgaben brauchen wir dich und deine Organisationsstärke

Als Teamassistentin bist du ein sehr wichtiger Teil unseres Teams. Denn zu deinen Aufgaben gehören folgende Punkte:

  • Du bist für die interne sowie externe Post verantwortlich. Das bedeutet, du holst sie, sortierst diese, öffnest diese und verteilst sie an die entsprechenden Abteilungen oder Einrichtungen. Einen Teil der Post (zum Beispiel Rechnungen) scannst du ein und speicherst sie in der Buchhaltungssoftware Simba oder auf dem gemeinsamen Server als PDF-Dokument ab.
  • Du koordinierst eigenständig per Telefon Termine für die Unternehmensleitung mit externen Partnern. Dabei rufst du die entsprechenden Ansprechpersonen oder Sekretariate an (oder falls nicht erreichbar per E-Mail) und stimmst dich hinsichtlich Adresse und Zeitpunkt des Termins mit ihnen ab. Die Termine trägst du anschließend in Outlook ein.
  • Du nimmst alle ankommenden Telefonate entgegen und zeigst dich im Umgang mit unseren Kunden, Angehörigen, Lieferanten oder Interessenten verständnisvoll. Wenn es sich um ein Beschwerde handelt, dann besänftigst du den Anrufer, um ihn anschließend an die Geschäftsleitung weiterzuleiten.
  • Du behältst den Überblick darüber, ob genug an Getränke, Obst und Büromaterial vorhanden ist. Bei Bedarf bestellst du sie eigenständig nach.
  • Du räumst die Spülmaschine ein und aus und bereitest den Besprechungsraum mit Getränken und Snacks vor.
  • Du liest eingehende E-Mails des Zentral-Maileingangs info@ng-se.de. Du beantwortest diese oder leitest diese an die entsprechende Ansprechperson weiter.
  • Du verfasst Briefe z.B. zur Abstimmung der Postfachnummer mit der Post oder schreibst kurze Briefe / Zusammenfassungen für die Unternehmensleitung als Unterstützung. Außerdem hilfst du beim Verfassen von Serienbriefen verschiedener Anliegen für Mitarbeiter, Bewohner oder Angehöriger.

Dein Profil

Es ist uns egal, ob du besonders kreativ oder flexibel bist. Viel wichtiger ist, dass du zuverlässig und organisiert bist. Darüber hinaus bringst du folgende Eigenschaften mit:

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
  • Du arbeitest schon seit mindestens  5 Jahren mit den MS-Office-Programmen und kennst daher alle üblichen Tricks.
  • Du bist sehr zuverlässig, weswegen dir sehr selten ein Termin durchgeht und du bereits dafür gelobt wurdest, dass du immer an alles denkst.
  • Du bist sehr strukturiert und hast immer die Übersicht über deine noch anstehenden Aufgaben, weshalb du dir bei Telefonaten oder wichtigen Gesprächen immer Notizen machst.
  • Du bist sehr fleißig und arbeitest Aufgaben zügig nacheinander ab. Das zeigt sich daran, dass ehemalige Arbeitskollegen zu dir auch schon mal gesagt haben, dass du dir auch mal eine Pause gönnen solltest.
  • Dir macht es Spaß, anderen Kollegen zu helfen und dich um die Angelegenheiten von anderen Kollegen zu kümmern. Das zeigt sich daran, dass du dich immer als Erster anbietest, wenn ein Kollege Hilfe braucht.
  • Du hast eine sehr gute Rechtschreibung und weißt, wie ein ordentliches Layout aussieht. Deine Freunde und Familienmitglieder fragen dich daher immer wieder, ob du über den Text und das Format mal schauen kannst.
  • Du bist sehr genau, weswegen du bei fachlichen Fragen vorher immer nochmal recherchierst, bevor du eine Antwort gibst. Wenn du das nicht tust, fühlst du dich eher unsicher.  
  • Du behältst einen guten Überblick und weißt, was zu tun ist, wenn ein Termin ansteht. Das zeigt sich daran, dass du bereits immer Stunden vor dem anstehenden Termin die Räume vorbereitest, die notwendige Technik checkst, die Getränke vorbereitest, den Raum lüftest und die Anzahl der notwendigen Stühle prüfst
  • Dir ist ein harmonisches und sicheres Arbeitsumfeld wichtig, wo du dich auch mal traust, deine Meinung zu sagen, auch wenn dir das tendenziell schwerer fällt.

Bewirb dich bitte NICHT, wenn ...

  • du keine kaufmännische Ausbildung mitbringst.
  • du keinen Führerschein hast.
  • du eine Rechtschreibschwäche hast.
  • dir Wörter wie Höflichkeit und Respekt fremd sind.
  • du unzuverlässig bist und dir deine Arbeit und deine Aufgaben egal sind.

Ansonsten freuen wir uns, von dir zu hören!

Was wir dir zusätzlich zu organisierten Arbeitsprozessen und dem nächsten Schritt in deiner Karriere noch bieten

In der Nikolaus Groß Stiftung Essen erwarten dich klar strukturierte Prozesse und ein hilfsbereites und engagiertes und familienfreundliches Team, das dir immer den Rücken stärkt. Außerdem erhältst du folgende Vorteile:

  • ⏰  Flexible Arbeitszeiten – Damit du deinen privaten und familiären Verpflichtungen nachkommen kannst, kannst du deine Arbeitszeiten genau so legen, dass du deine Kinder pünktlich aus der Schule oder vom Kindergarten abholen kannst.
  • 👨‍👦‍👦 Familienfreundliche Urlaubsplanung – Weil wir wissen, dass Kinder das Wichtigste im Leben sind, geben wir unseren Mitarbeitern mit Kindern besonders viel Raum. Das äußerst sich zum Beispiel in einer familienfreundlichen Urlaubsplanung.
  • ✔️ Klar definierte Aufgaben – Bei uns gibt es ganz klar definierte Arbeitsprozesse und Strukturen. Damit wird verhindert, dass du mit Arbeit überschüttet wirst.
  • ✅  Strukturierter Einarbeitungsprozess – Damit du dich auf deine Aufgaben optimal vorbereitet fühlst, gibt es bei uns eine gute Einarbeitung, in der dir ein Pate zur Seite steht und dir alles rund um deine zukünftigen Aufgaben zeigt.
  • 🏢 1 bis 2-Mann-Büros – Damit du in Ruhe deine Aufgaben bearbeiten kannst, teilst du dir dein Büro maximal mit einem weiteren Kollegen.
  • 📅 Teambesprechung – Damit jeder im Team weiß, was zu tun ist, haben wir regelmäßig eine Teambesprechung, in der Probleme und Fragen geklärt werden. Außerdem wird klar geregelt, wer was zu tun hat.
  • 🧑‍🤝‍🧑 Regelmäßige Teamevents – Uns ist es wichtig, dass du gerne zur Arbeit kommst und dich auf deine Kollegen freust. Daher bieten wir Teamevents an, bei denen wir uns feiern und zusammenwachsen.
  • 🍌 Kostenlose Auswahl an Getränken und Obst – Damit du uns nicht verdurstet und auch für den kleinen Snack zwischendurch gesorgt ist, bieten wir wöchentlich Getränke (Wasser, Kaffee, Tee, Apfelschorle) und Obst an – und das natürlich kostenlos.
  • 🚗  Kostenlos parken – Damit du nicht extra früher von zu Hause aufbrechen musst, um einen Parkplatz zu finden, gibt es in der Nähe jede Menge kostenlose Parkplätze.

Du hast noch Fragen?

Für Fragen zu der Stelle schicke uns gerne eine E-Mail an c.krueger@ng-se.deCarolin Krüger ist deine Ansprechpartnerin für alle deine Fragen. Aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen bitten wir von telefonischen Rückfragen abzusehen.

Wir freuen uns auf deine Kurzbewerbung.

Weitere aktuelle Jobangebote

Datenschutz